¿Se ha mantenido el enfoque de gestión de inventario de su empresa a la par con el entorno de cumplimiento y entrega bajo demanda, “lo quiero ahora”….o no?
Como los intermediarios que orquestan el proceso de obtener productos y servicios de sus proveedores y hacia fuera a los clientes que necesitan esos bienes, los distribuidores mayoristas están constantemente tratando con los desafíos de gestión de inventario. Con la misión de llevar el producto adecuado al lugar adecuado y en el momento adecuado, estas empresas se enfrentan regularmente a situaciones de falta de existencias, exceso de existencias, obsolescencia y un sinnúmero de otros problemas de inventario.
Estos retos no son nuevos, pero el rápido aumento en las ventas de comercio electrónico B2B los ha puesto en un centro de atención más brillante. En un mundo en el que los consumidores están acostumbrados a interceptar el “pedido de lugar” y a que la mercancía aparezca en la puerta de su casa en un día o dos, los clientes B2B esperan lo mismo (o mejor). Al no estar dispuestos a esperar uno o dos días más para que un envío “aparezca” en el lugar de trabajo, estos clientes desean poder ver el inventario disponible, realizar un seguimiento de sus pedidos y obtener plazos de entrega precisos.
Ser capaz de cumplir con estos requisitos requiere una buena administración de inventarios, un proceso que incorpora la recepción de inventarios, pedidos, almacenamiento, cumplimiento de pedidos, etiquetado de cumplimiento, rastreo, envío e incluso la administración de las solicitudes de servicio al cliente. Si se hace bien, la administración de inventario ayuda a los distribuidores eléctricos a reducir los costos de acarreo de inventario, a disminuir el temido agotamiento de existencias, a evitar el exceso de existencias y a mantenerse al tanto de la obsolescencia de los productos.
“Lograr niveles óptimos de inventario es un equilibrio delicado”, señala Oracle NetSuite en Cómo elegir una solución de gestión de inventario que se adapte a su negocio. “Compre muy poco y acabará con las existencias agotadas y clientes insatisfechos; adquiera demasiado y sus costes de transporte y niveles de inventario obsoletos subirán”.
Con la intención de llevar a cabo operaciones más esbeltas, que no están cargadas con exceso de inventario o plagadas de procesos derrochadores, más distribuidores están examinando su rotación de inventario y proponiendo buenas estrategias de gestión que satisfagan las demandas de los clientes, señala la compañía. Como resultado, están reduciendo o eliminando completamente estos puntos débiles relacionados con el inventario:
• Altos costos de inventario
• Incertidumbre debida a las fluctuaciones de la demanda
• Riesgo de pérdida
• Desabastecimiento
• Índices de rotación de inventario
• Duplicaciones innecesarias de pedidos
• Altos niveles de capital de trabajo inmovilizado en inventario
• Costos excesivos de almacenamiento
• Tiempos de entrega de envíos desequilibrados
• Clientes perdidos
• Pérdida de materiales debido a descuido o robo
Combinados, estos problemas pueden sumar pérdidas financieras sustanciales. “Un aspecto crítico de la gestión de la cadena de suministro, una buena gestión de inventario se extiende desde el punto de origen (por ejemplo, la planta de fabricación o el centro de distribución) hasta el usuario final”, concluye Oracle NetSuite. “Si se deja al azar, puede inmovilizar el dinero y perjudicar los beneficios de la organización, o puede ahorrar dinero a las empresas a la vez que mejora sus beneficios y sus resultados finales”.
El almacenamiento como ventaja competitiva
Como gerente de estrategia corporativa y desarrollo de negocios de BHS, Inc, un fabricante de soluciones de fuerza motriz y manejo de materiales con sede en San Luis, Kelly Buatte ve de primera mano las dificultades a las que se enfrentan los distribuidores en el frente de la administración de inventarios. También entiende el valor de invertir tiempo, esfuerzo y recursos en el desarrollo de una estrategia de inventario viable. “Si no tiene los materiales a mano en su almacén, no puede suministrar a sus clientes”, dice Buatte, “y ellos irán en busca de una fuente que tenga lo que están buscando”.
Suena bastante elemental, y especialmente para una empresa cuyo sustento depende de su capacidad para satisfacer los pedidos de sus clientes de forma precisa y rápida. Sin embargo, entran en juego muchas variables, muchas de las cuales amenazan con descarrilar incluso las mejores estrategias de gestión de inventario. Un proveedor clave que ha sido afectado negativamente por la situación tarifaria u otra interrupción de la cadena de suministro, por ejemplo, puede convertirse en un problema cuando un contratista eléctrico tiene una necesidad urgente de un equipo específico.
Las tácticas de inventario lean también pueden obstaculizar una buena estrategia de almacenamiento. El distribuidor eléctrico que vive y muere según la filosofía just-in-time (JIT), por ejemplo, puede haber creado una cultura centrada en el almacenamiento del producto suficiente para satisfacer la demanda del cliente. Cuando un producto bajo demanda se agota, lo que obliga al distribuidor a esforzarse por cumplir con los pedidos, los costes de transporte de la empresa aumentan mientras que los niveles de satisfacción de los clientes disminuyen (una combinación peligrosa en el entorno de entrega “lo queremos ahora” de hoy en día).
Como fabricante que trabaja en estrecha colaboración con los distribuidores eléctricos, BHS ha visto a muchas de estas empresas cambiar sus estrategias de gestión de inventarios en los últimos años. El propio fabricante también ha afilado su propio lápiz en esa área, habiendo implementado recientemente un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para ejecutar sus procesos de fabricación de principio a fin. “Tomamos un programa de código abierto y lo modificamos en base a nuestros procesos”, dice Buatte. “Ayuda con nuestra gestión de inventario, y asegura que nuestros distribuidores tengan lo que necesitan cuando lo necesitan.”
Para los distribuidores que quieren mejorar sus propias prácticas de gestión de inventario, Buatte dice que un buen primer paso es averiguar dónde están los puntos débiles en su configuración actual. Si está utilizando procesos manuales y hojas de cálculo, por ejemplo, un sistema unificado que se puede utilizar para compartir datos de inventario en toda la empresa (y, a los proveedores y clientes) será una gran mejora.
“Averiguar qué problemas relacionados con los inventarios están causando los mayores dolores de cabeza (por ejemplo, agotamiento de existencias, exceso de existencias, pronósticos deficientes, etc.) y qué procesos pueden mejorarse”, dice Buatte. “Arroje algo de luz sobre los problemas reales y luego mire a su alrededor para ver lo que está disponible en el mercado -o lo que otros distribuidores eléctricos están usando- para ayudar a aliviar esos dolores de cabeza”.
La acción es el rey
Como los problemas de gestión de inventario siguen desafiando a los distribuidores B2B a hacer un mejor trabajo de almacenamiento de inventario y previsión de la demanda, Rock Kuchenmeister, gerente general de K/E Electric Supply Co. en Mt. Clemens, Michigan, les ofrece este sabio consejo: Las acciones siguen siendo el rey.
“Todo el mundo quiere cosas ahora mismo. Los contratistas comerciales no pueden esperar hasta esta tarde, y mucho menos hasta mañana o pasado mañana, para recibir sus pedidos”, dice Kuchenmeister, que ve el inventario como una ventaja competitiva potencial para las empresas que están dispuestas a invertir en él.
“Muchas veces un distribuidor recibirá el pedido simplemente porque tiene el stock. De hecho, una compañía puede terminar obteniendo un pedido de 10 líneas sólo porque tiene uno de los artículos que el cliente está buscando”.
Para K/E Electric, decidir exactamente qué almacenar y cuánto de él debe tener a mano está directamente relacionado con la cantidad de espacio físico que tiene para almacenar esos bienes. “El inventario es una lucha y se está convirtiendo en un problema aún mayor debido a la escasez de metros cuadrados en nuestras ubicaciones físicas”, dice Kuchenmeister. “Este año, hemos tenido que tomar algunas decisiones difíciles sobre si traer más inventario y/o si aceptar un trabajo que un cliente nos ofrecía.”
A pesar de las difíciles decisiones que hay que tomar, K/E Electric es un distribuidor eléctrico que cree en el valor del almacenamiento, incluso durante las ralentizaciones del mercado. Dado que algunos economistas predicen una posible desaceleración a finales de este año o en 2020, ahora es el momento de apuntalar una estrategia de gestión de inventarios que prevalecerá cuando las ventas disminuyan.
“Cuando se produce una recesión, lo primero que hacen muchos distribuidores es reducir sus inventarios”, dice Kuchenmeister. “Eso es exactamente lo contrario de lo que quieres hacer. Quieres aumentar tu inventario porque las existencias son aún más importantes durante las caídas”.
Fuente: TED Magazine